Juntas, Juntas y más Juntas y Reuniones de Trabajo

Si es empresario, respete el tiempo de sus empleados, y si es empleado, respete el tiempo que le paga la empresa por sus servicios.

Por esto te ayudaremos a mejorar esas juntas de trabajo o reuniones con algunas características y consejos

Las juntas ayudan:

  • Al seguimiento de los planes de acción que hacen visible el avance de cualquier empresa, grupo o proyecto de trabajo.
  • Para aprovechar la creatividad de las personas y analizar y resolver los problemas que los aquejan y tomar decisiones más pertinentes de manera colaborativa.
  • Para informar, comunicar y aclarar puntos y opiniones sobre los resultados obtenidos o los objetivos y acciones por emprender.

El tiempo se ha convertido en un recurso que fácilmente compite con la información en la consecución del éxito o el manejo del poder.

Antes de una junta:

a)      Fija el objetivo principal y el producto que se espera de la junta;

b)      Define los participantes a convocar;

c)       Identifica la metodología a seguir;

d)      Define la agenda y el tiempo a emplear en cada tema, y

e)      Prepara el lugar de la junta y los materiales y equipos didácticos necesarios.

Durante la junta:

f)       Rompe el hielo;

g)      Revisar los objetivos, la agenda y los tiempos;

h)      Revisarlas reglas a respetar;

i)        Aclarar roles oficiales;

j)        Tratar un punto a la vez;

k)      Propiciar el diálogo y las pausas en los puntos tratados;

l)        Revisar las decisiones, cerrar los puntos en discusión y acordar las acciones por realizar y sus correspondientes;

m)    Definir la agenda de la siguiente junta;

n)      Evaluar la junta, y

o)      Dar reconocimiento a integrantes por cumplimiento de sus tareas o por algún otro mérito.

25% de las reuniones son innecesarias, pues el asunto que se trata puede verse mediante un memorándum o e-mail, o una breve conferencia por teléfono.

Después de la junta:

p)      Evita la minuta a los participante;

q)      Efectúa los planes de acción comprometidos en la junta, y

r)       Documenta los resultados.

Las juntas son una herramienta para aprovechar la riqueza de recurso de una organización en la resolución de situaciones y la toma de decisiones.

Normas en las juntas:

  • Iniciar y terminar a tiempo.
  • Nombrar siempre un moderador y a un anotador.
  • Tener una agenda y enfocarse sólo en ella.
  • Hacer visibles los acuerdos tomados.
  • No permitir conversaciones laterales.
  • Resumir los acuerdos tomados, los responsables y las fechas de cumplimiento.
  • Publicar la minuta de la junta, máximo dos días después de haberse realizado.
  • Cero interrupciones.

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